Schlagwort: ERP

Sie kennen das vielleicht? Wir haben entweder gefühlt „kein ordentliches“ oder ein veraltetes, schlecht gewartetes ERP-System. Die Unterstützung der wichtigen Prozesse klappt so lala…
insgeheim macht sich im Kopf der Gedanke breit: „…da gibt es am Markt doch Besseres! Und der neue Kollegen hat neulich von seinen guten Erfahrung mit Systemen X erzählt (nostalgisch, früher war alles besser…:-)“

Die Inspiration – ebenfalls „built“ im Kopf: Ahh – so in etwa möchte ich mir künftig das Arbeiten in Meetings vorstellen! Gut! – ERP liefert uns mit all seinen seinen Dashboards schnell und immper top-aktuelle Informationen per Knopfdruck:

Nun holt auch der rationelle Teil in uns auf und sagt vernünftig: „Nun mal langsam…das will gut überlegt und dann angegangen sein!“


Ein Projektplan für die Suche und Auswahl sowie die Konzeption eines neuen ERP-Systems kann in verschiedene Phasen unterteilt werden. So ähnlich könnte ein strukturierter Plan mit den wichtigsten Aspekten, Chancen und Risiken aussehen:

los geht’s also mit der Transpiration (den 99 %, dem Schweiß…:- der alte Henry Ford lässt grüßen:-))

Projektplan: Suche & Auswahl eines neuen ERP-Systems

Phase 1: Bedarfsanalyse

• Ziel: Ermittlung der aktuellen Anforderungen und Schwächen des bestehenden Systems
• Aktivitäten:
  • Interviews mit Stakeholdern (Mitarbeiter, Management)
  • Analyse der Geschäftsprozesse
  • Erfassung der Funktionen, die das neue ERP-System bieten soll

Phase 2: Marktrecherche

• Ziel: Identifikation potenzieller ERP-Anbieter und -Lösungen
• Aktivitäten:
  • Internetrecherche
  • Marktanalysen und Trends prüfen
  • Vergleichstools und -plattformen nutzen

Phase 3: Erstellung eines Anforderungskatalogs

• Ziel: Dokumentation der notwendigen Funktionen und Leistungsmerkmale
• Aktivitäten:
  • Priorisierung der Anforderungen (Must-have vs. Nice-to-have)
  • Erstellung eines Lastenhefts

Phase 4: Anbieterbewertung

• Ziel: Auswahl der potenziellen Anbieter, die den Anforderungen entsprechen
• Aktivitäten:
  • Erstellung einer Shortlist
  • Anfragen von Angeboten (RFI/RFP)
  • Bewertung der Angebote hinsichtlich Preis, Funktionen, Support und Skalierbarkeit

Phase 5: Demos und Pilotprojekte

• Ziel: Prüfung der ausgewählten Systeme in der Praxis
• Aktivitäten:
  • Durchführung von Demos und Testinstallationen
  • Feedback von Nutzern sammeln
  • Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und der Anpassungsfähigkeit

Phase 6: Entscheidung und Vertragsverhandlung

• Ziel: Auswahl des geeigneten ERP-Systems und Vorbereitung der Implementierung
• Aktivitäten:
  • Entscheidungsträger zur finalen Auswahl einbeziehen
  • Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Anbieter
  • Klärung von Support, Schulung und Wartung

Phase 7: Implementierung und Schulung (meist mit eigenem Teil-Projekt)

• Ziel: Sicherstellung einer reibungslosen Einführung des neuen Systems
• Aktivitäten:
  • Design & Pläne für das Umsetzungsprojekt erstellen
  • Schulungspläne für Mitarbeiter entwickeln
  • Roll-out des Systems
  • Begleitung mit effektiver Kommunikation nach innen & außen
  • Periodisches Sammeln, Erörtern und Anwenden von „lessons-learned“ aus dem Projektverlauf
  • Falls notwendig: Chancen- und Krisenmanagement im Projektverlauf

Chancen und Risiken

Interne Aspekte

Chancen:

• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Prozessen kann zu einer höheren Produktivität führen.
• Datenintegrität: Bessere Datenverwaltung kann Fehlerraten reduzieren und die Entscheidungsfindung verbessern.
• Skalierbarkeit: Ein modernes ERP-System kann mit dem Unternehmen wachsen.

Risiken:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten das neue System ablehnen, was die Akzeptanz verringern könnte.
• Fehlende Expertise: Mangel an Erfahrung mit ähnlichen Systemen könnte zu Fehlentscheidungen führen.

Externe Aspekte

Chancen:

• Marktvorteil: Ein aktuelles ERP-System kann einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Kundenzufriedenheit: Verbesserte Prozesse können zu besseren Serviceleistungen führen.

Risiken:

• Anbieterabhängigkeit: Dependence auf einen bestimmten Anbieter könnte langfristige Flexibilität einschränken.
• Technologische Risiken: Sicherheitsvorfälle oder Softwarefehler könnten die Abläufe stören und zu Datenverlust führen.

Soweit mal ein strukturierten Ansatz für die Auswahl und Implementierung eines neuen ERP-Systems.