Sie kennen das vielleicht? Wir haben entweder gefühlt „kein ordentliches“ oder ein veraltetes, schlecht gewartetes ERP-System. Die Unterstützung der wichtigen Prozesse klappt so lala…
insgeheim macht sich im Kopf der Gedanke breit: „…da gibt es am Markt doch Besseres! Und der neue Kollegen hat neulich von seinen guten Erfahrung mit Systemen X erzählt (nostalgisch, früher war alles besser…:-)“
Die Inspiration – ebenfalls „built“ im Kopf: Ahh – so in etwa möchte ich mir künftig das Arbeiten in Meetings vorstellen! Gut! – ERP liefert uns mit all seinen seinen Dashboards schnell und immper top-aktuelle Informationen per Knopfdruck:
Nun holt auch der rationelle Teil in uns auf und sagt vernünftig: „Nun mal langsam…das will gut überlegt und dann angegangen sein!“
Ein Projektplan für die Suche und Auswahl sowie die Konzeption eines neuen ERP-Systems kann in verschiedene Phasen unterteilt werden. So ähnlich könnte ein strukturierter Plan mit den wichtigsten Aspekten, Chancen und Risiken aussehen:
los geht’s also mit der Transpiration (den 99 %, dem Schweiß…:- der alte Henry Ford lässt grüßen:-))
Projektplan: Suche & Auswahl eines neuen ERP-Systems
Phase 1: Bedarfsanalyse
- Ziel: Ermittlung der aktuellen Anforderungen und Schwächen des bestehenden Systems
- Aktivitäten:
- Interviews mit Stakeholdern (Mitarbeiter, Management)
- Analyse der Geschäftsprozesse
- Erfassung der Funktionen, die das neue ERP-System bieten soll
Phase 2: Marktrecherche
- Ziel: Identifikation potenzieller ERP-Anbieter und -Lösungen
- Aktivitäten:
- Internetrecherche
- Marktanalysen und Trends prüfen
- Vergleichstools und -plattformen nutzen
Phase 3: Erstellung eines Anforderungskatalogs
- Ziel: Dokumentation der notwendigen Funktionen und Leistungsmerkmale
- Aktivitäten:
- Priorisierung der Anforderungen (Must-have vs. Nice-to-have)
- Erstellung eines Lastenhefts
Phase 4: Anbieterbewertung
- Ziel: Auswahl der potenziellen Anbieter, die den Anforderungen entsprechen
- Aktivitäten:
- Erstellung einer Shortlist
- Anfragen von Angeboten (RFI/RFP)
- Bewertung der Angebote hinsichtlich Preis, Funktionen, Support und Skalierbarkeit
Phase 5: Demos und Pilotprojekte
- Ziel: Prüfung der ausgewählten Systeme in der Praxis
- Aktivitäten:
- Durchführung von Demos und Testinstallationen
- Feedback von Nutzern sammeln
- Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und der Anpassungsfähigkeit
Phase 6: Entscheidung und Vertragsverhandlung
- Ziel: Auswahl des geeigneten ERP-Systems und Vorbereitung der Implementierung
- Aktivitäten:
- Entscheidungsträger zur finalen Auswahl einbeziehen
- Vertragsverhandlungen mit dem ausgewählten Anbieter
- Klärung von Support, Schulung und Wartung
Phase 7: Implementierung und Schulung
- Ziel: Sicherstellung einer reibungslosen Einführung des neuen Systems
- Aktivitäten:
- Plan für die Implementierung erstellen
- Schulungspläne für Mitarbeiter entwickeln
- Roll-out des Systems
Chancen und Risiken
Interne Aspekte
Chancen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierung von Prozessen kann zu einer höheren Produktivität führen.
- Datenintegrität: Bessere Datenverwaltung kann Fehlerraten reduzieren und die Entscheidungsfindung verbessern.
- Skalierbarkeit: Ein modernes ERP-System kann mit dem Unternehmen wachsen.
Risiken:
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter könnten das neue System ablehnen, was die Akzeptanz verringern könnte.
- Fehlende Expertise: Mangel an Erfahrung mit ähnlichen Systemen könnte zu Fehlentscheidungen führen.
Externe Aspekte
Chancen:
- Marktvorteil: Ein aktuelles ERP-System kann einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
- Kundenzufriedenheit: Verbesserte Prozesse können zu besseren Serviceleistungen führen.
Risiken:
- Anbieterabhängigkeit: Dependence auf einen bestimmten Anbieter könnte langfristige Flexibilität einschränken.
- Technologische Risiken: Sicherheitsvorfälle oder Softwarefehler könnten die Abläufe stören und zu Datenverlust führen.
Soweit mal ein strukturierten Ansatz für die Auswahl und Implementierung eines neuen ERP-Systems.
Na dann!
