Forse vi è familiare? Abbiamo la sensazione di non avere un sistema ERP “adeguato” o di averne uno obsoleto e mal gestito. Il supporto per i processi importanti è così così…
Segretamente, nella nostra mente si diffonde il pensiero: “… c’è di meglio sul mercato! E il nuovo collega mi ha parlato di recente della sua buona esperienza con il sistema X (nostalgia, tutto era meglio in passato…:-)”.
L’ispirazione – anch’essa “costruita” nella mia testa: Ahh – questo è più o meno il modo in cui vorrei immaginare di lavorare alle riunioni in futuro! Bene! – Con tutti i suoi cruscotti, l’ERP ci fornisce informazioni veloci e sempre aggiornate con la semplice pressione di un tasto:
A questo punto la parte razionale di noi ci raggiunge e dice in modo ragionevole: “Ora rallenta… questo deve essere ben pensato e poi affrontato!”.
Un piano di progetto per la ricerca, la selezione e la progettazione di un nuovo sistema ERP può essere suddiviso in diverse fasi. Un piano strutturato con gli aspetti, le opportunità e i rischi più importanti potrebbe avere questo aspetto:
quindi iniziamo con la traspirazione (il 99%, il sudore…:- il vecchio Henry Ford vi saluta:-))
Piano di progetto: Ricerca e selezione di un nuovo sistema ERP
Fase 1: analisi dei requisiti
- Obiettivo: Determinare i requisiti attuali e i punti deboli del sistema esistente.
- Attività:
- Interviste con le parti interessate (dipendenti, direzione)
- Analisi dei processi aziendali
- Registrazione delle funzioni che il nuovo sistema ERP dovrebbe offrire
Fase 2: Ricerca di mercato
- Obiettivo: identificazione di potenziali fornitori e soluzioni ERP
- Attività:
- Ricerca su Internet
- Controllare le analisi di mercato e le tendenze
- Utilizzare strumenti e piattaforme di confronto
Fase 3: creazione di un catalogo dei requisiti
- Obiettivo: Documentazione delle funzioni e delle caratteristiche necessarie
- Attività:
- Definizione delle priorità dei requisiti (must-have vs. nice-to-have)
- Creazione di un foglio di specifiche
Fase 4: valutazione dei fornitori
- Obiettivo: selezione dei potenziali fornitori che soddisfano i requisiti
- Attività:
- Creazione di una lista ristretta
- Richiesta di proposte (RFI/RFP)
- Valutazione delle offerte in termini di prezzo, funzioni, supporto e scalabilità
Fase 5: dimostrazioni e progetti pilota
- Obiettivo: testare i sistemi selezionati nella pratica
- Attività:
- Esecuzione di dimostrazioni e installazioni di prova
- Raccolta di feedback da parte degli utenti
- Valutazione della facilità d’uso e della personalizzazione
Fase 6: decisione e negoziazione del contratto
- Obiettivo: selezione di un sistema ERP adeguato e preparazione all’implementazione
- Attività:
- Coinvolgere i decisori nella selezione finale
- Negoziazione del contratto con il fornitore selezionato
- Chiarimenti su supporto, formazione e manutenzione
Fase 7: Attuazione e formazione (di solito con un sottoprogetto separato)
- Obiettivo: garantire un’introduzione senza problemi del nuovo sistema
- Attività:
- Creare design e piani per il progetto di implementazione
- Sviluppare piani di formazione per i dipendenti
- Roll-out del sistema
- Supporto per un’efficace comunicazione interna ed esterna
- Raccolta, discussione e applicazione periodica delle “lezioni apprese” nel corso del progetto.
- Se necessario: Gestione delle opportunità e delle crisi nel corso del progetto
Opportunità e rischi
Aspetti interni
Opportunità:
Maggiore efficienza: l’automazione dei processi può portare a una maggiore produttività.
Integrità dei dati: una migliore gestione dei dati può ridurre i tassi di errore e migliorare il processo decisionale.
Scalabilità: un moderno sistema ERP può crescere con l’azienda.
Rischi:
Resistenza al cambiamento: I dipendenti potrebbero rifiutare il nuovo sistema, riducendone l’accettazione.
Mancanza di competenze: la mancanza di esperienza con sistemi simili potrebbe portare a decisioni sbagliate.
Aspetti esterni
Opportunità:
- Vantaggio di mercato: un sistema ERP aggiornato può creare un vantaggio competitivo.
- Soddisfazione del cliente: il miglioramento dei processi può portare a un servizio migliore.
Rischi:
- Dipendenza dal fornitore: la dipendenza da un particolare fornitore può limitare la flessibilità a lungo termine.
- Rischi tecnologici: incidenti di sicurezza o errori del software potrebbero interrompere i processi e causare la perdita di dati.
Questo è un approccio strutturato iniziale alla selezione e all’implementazione di un nuovo sistema ERP.
