Die wichtigsten Rollen im klassischen Projektmanagement:
- Projektauftraggeber oder Projektausschuss (auch Steering Committee oder Lenkungsausschuss): Einzelperson oder Gremium; entscheidet über die Projektziele und stellt Ressourcen bereit.
Wichtig: „Je höher der Projektauftraggeber in der Linienorganisation vertreten ist, desto besser für das Projekt, da es einerseits eine höhere Priorität erhält und andererseits der Projektauftraggeber den Großteil der anfallenden Entscheidungen selbst treffen kann.“ * - Projektmanager: Plant, organisiert und steuert das Projekt zusammen mit dem Projektteam. Zusammen mit dem Projektauftraggeber ist er verantwortlich für den Projekterfolg.
- Projektteam: Setzt die Projektaufgaben um. Können ihrerseits fachlichen Subteams angehören und koordinieren diese.
Das Projekt-Organigramm (aus einer Linien-Organisation heraus gebildet, die sog. „gemischte“ Projektorganisation)
Vereinfachte Erklärungen:
Die Projektorganisation wird in vielen Fällen aus einer bestehenden sog. Stab-Linien-Organisation (Stammorganisation) geformt. Auch weitere Stakeholder wie Partner, Lieferanten, Kunden, Dachorganisationen etc. können mit vertreten sein.
- Blau = Projekt-Auftraggeber (PAG): Die oberste Ebene, die das Projekt genehmigt und überwacht, aber auch die notwendigen Ressourcen bereitstellt.
- Grün = Projektmanager (PM): Der Kapitän des Projekts, führt das Projektteam und ist verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung.
- Gelb = Projektteam (PTM): Die Mannschaft, die die Arbeit erledigt.
- Grau = Projektmitarbeiter (PMA): Arbeiten dem Projektteam zu; entweder direkt oder in eigenen Sub-Teams rund um ein Projektteam-Mitglied; meist sind Projektmitarbeiter fachliche Experten.
Warum sind Rollen wichtig?
- Klarheit: Jeder weiß, was er zu tun hat.
- Effizienz: Vermeidet Doppelarbeit und Missverständnisse.
- Verantwortung: Jeder trägt Verantwortung für seinen Aufgabenbereich.
Fazit:
Ein erfolgreiches Projekt braucht eine klare Rollenverteilung. Das Organigramm hilft dabei, die Zusammenhänge zu verstehen und eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Zusätzliche Aspekte der P-Organisation, die je nach Zielgruppe und Kontext hinzugefügt werden können:
- Das magische Dreieck: Zeit, Kosten, Qualität – ein ständiger Abwägungsprozess. Das gilt auch für die Projektorganisation. Die Anzahl der Beteiligten hat (natürlich) Einfluss auf Ressourcen, investierte Zeit und Geld!
- Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung/Abwägen von Chancen und Risiken im Bezug auf die Besetzung des P-Organisation. Wer ist drinnen, wer draußen? Wen nehmen wir wann mit? Haben wir ein fixes oder nach Phase angepasstes Projektteam? Wo hat das Vorteile, wo sind die Nachteile? –> siehe Chancen & Risiken
- Kommunikation: Regelmäßiger Austausch zwischen allen Beteiligten (nach innen) und mit Projekt-Umwelten/Stakeholdern (nach außen).
Interne Kommunikation, insb. Meetings im Projektteam, in Subteams bindet Ressourcen – und steigt progressiv? Wer kann aktiv beitragen, wer ist eher passiv und „nur“ Zuhörer, wer sollte ohne sein Beisein informiert bleiben?
Hinweis: Diese Version ist bewusst stark vereinfacht und dient als Grundlage für weitere Überlegungen und Anpassung. Je nach Zielgruppe und Kontext eines Projekts können weitere Details hinzugefügt oder weggelassen werden.
