I ruoli più importanti nella gestione classica dei progetti:
- Sponsor del progetto o comitato di progetto (anche comitato direttivo): Individuo o comitato che decide gli obiettivi del progetto e fornisce le risorse.
IMPORTANTE: “Più lo sponsor del progetto è rappresentato in alto nell’organizzazione di linea, meglio è per il progetto, in quanto gli viene attribuita una priorità maggiore e lo sponsor del progetto può prendere da solo la maggior parte delle decisioni.” * - Project manager: pianifica, organizza e gestisce il progetto insieme al team di progetto. Insieme al cliente del progetto, è responsabile del successo del progetto.
- Team di progetto: esegue i compiti del progetto. Può far parte e coordinare sotto-team specializzati.
L’organigramma di progetto (formato da un’organizzazione di linea, la cosiddetta organizzazione di progetto “mista”)
Spiegazioni semplificate:
In molti casi, l’organizzazione del progetto è costituita da un’organizzazione esistente di personale/linea (organizzazione di base). Possono essere rappresentate anche altre parti interessate, come partner, fornitori, clienti, organizzazioni ombrello, ecc.
- Blu = sponsor del progetto: Il livello superiore che autorizza e controlla il progetto, ma fornisce anche le risorse necessarie.
- Verde = Project Manager (PM): è il capitano del progetto, guida il team di progetto ed è responsabile del successo dell’implementazione.
- Giallo = Team di progetto: il team che esegue il lavoro.
- Grigio = sollaboratori del team di progetto: Lavorano per il team di progetto; direttamente o nei propri sottogruppi incentrati su un membro del team di progetto; i membri del team di progetto sono solitamente esperti tecnici.
Perché i ruoli sono importanti?
- Chiarezza: tutti sanno cosa devono fare.
- Efficienza: evita la duplicazione del lavoro e le incomprensioni.
- Responsabilità: ognuno è responsabile della propria area di competenza.
Conclusione:
Un progetto di successo necessita di una chiara assegnazione dei ruoli. L’organigramma aiuta a comprendere le interrelazioni e a garantire una collaborazione efficiente.
Aspetti aggiuntivi dell’organizzazione P che possono essere aggiunti a seconda del gruppo target e del contesto:
- Il triangolo magico: tempo, costi, qualità – un costante gioco di equilibri. Questo vale anche per l’organizzazione del progetto. Il numero di persone coinvolte (naturalmente) ha un impatto sulle risorse, sul tempo e sul denaro investiti!
- Gestione del rischio: identificare e valutare/ponderare le opportunità e i rischi in relazione all’organico dell’organizzazione P. Chi entra e chi esce? Chi portiamo con noi e quando? Abbiamo un team di progetto fisso o adattato alle fasi? Dove sono i vantaggi e dove gli svantaggi? -> vedi le opportunità e i rischi
- Comunicazione: scambio regolare tra tutti i partecipanti (internamente) e con gli ambienti del progetto/stakeholder (esternamente).
La comunicazione interna, in particolare le riunioni del team di progetto e dei sottogruppi, impegna le risorse – ed è progressiva? Chi può contribuire attivamente, chi è più passivo e “solo” un ascoltatore, chi deve rimanere informato senza essere presente?
Nota: questa versione è volutamente semplificata e serve come base per ulteriori considerazioni e personalizzazioni. A seconda del gruppo target e del contesto del progetto, è possibile aggiungere o omettere ulteriori dettagli.
