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Forse vi è familiare? Abbiamo la sensazione di non avere un sistema ERP “adeguato” o di averne uno obsoleto e mal gestito. Il supporto per i processi importanti è così così…
Segretamente, nella nostra mente si diffonde il pensiero: “… c’è di meglio sul mercato! E il nuovo collega mi ha parlato di recente della sua buona esperienza con il sistema X (nostalgia, tutto era meglio in passato…:-)”.

L’ispirazione – anch’essa “costruita” nella mia testa: Ahh – questo è più o meno il modo in cui vorrei immaginare di lavorare alle riunioni in futuro! Bene! – Con tutti i suoi cruscotti, l’ERP ci fornisce informazioni veloci e sempre aggiornate con la semplice pressione di un tasto:

A questo punto la parte razionale di noi ci raggiunge e dice in modo ragionevole: “Ora rallenta… questo deve essere ben pensato e poi affrontato!”.

Un piano di progetto per la ricerca, la selezione e la progettazione di un nuovo sistema ERP può essere suddiviso in diverse fasi. Un piano strutturato con gli aspetti, le opportunità e i rischi più importanti potrebbe avere questo aspetto:

quindi iniziamo con la traspirazione (il 99%, il sudore…:- il vecchio Henry Ford vi saluta:-))

Piano di progetto: Ricerca e selezione di un nuovo sistema ERP

Fase 1: analisi dei requisiti

• Obiettivo: Determinare i requisiti attuali e i punti deboli del sistema esistente.
• Attività:
  • Interviste con le parti interessate (dipendenti, direzione)
  • Analisi dei processi aziendali
  • Registrazione delle funzioni che il nuovo sistema ERP dovrebbe offrire

Fase 2: Ricerca di mercato

• Obiettivo: identificazione di potenziali fornitori e soluzioni ERP
• Attività:
  • Ricerca su Internet
  • Controllare le analisi di mercato e le tendenze
  • Utilizzare strumenti e piattaforme di confronto

Fase 3: creazione di un catalogo dei requisiti

• Obiettivo: Documentazione delle funzioni e delle caratteristiche necessarie
• Attività:
  • Definizione delle priorità dei requisiti (must-have vs. nice-to-have)
  • Creazione di un foglio di specifiche

Fase 4: valutazione dei fornitori

• Obiettivo: selezione dei potenziali fornitori che soddisfano i requisiti
• Attività:
  • Creazione di una lista ristretta
  • Richiesta di proposte (RFI/RFP)
  • Valutazione delle offerte in termini di prezzo, funzioni, supporto e scalabilità

Fase 5: dimostrazioni e progetti pilota

• Obiettivo: testare i sistemi selezionati nella pratica
• Attività:
  • Esecuzione di dimostrazioni e installazioni di prova
  • Raccolta di feedback da parte degli utenti
  • Valutazione della facilità d’uso e della personalizzazione

Fase 6: decisione e negoziazione del contratto

• Obiettivo: selezione di un sistema ERP adeguato e preparazione all’implementazione
• Attività:
  • Coinvolgere i decisori nella selezione finale
  • Negoziazione del contratto con il fornitore selezionato
  • Chiarimenti su supporto, formazione e manutenzione

Fase 7: Attuazione e formazione (di solito con un sottoprogetto separato)

• Obiettivo: garantire un’introduzione senza problemi del nuovo sistema
• Attività:
  • Creare design e piani per il progetto di implementazione
  • Sviluppare piani di formazione per i dipendenti
  • Roll-out del sistema
  • Supporto per un’efficace comunicazione interna ed esterna
  • Raccolta, discussione e applicazione periodica delle “lezioni apprese” nel corso del progetto.
  • Se necessario: Gestione delle opportunità e delle crisi nel corso del progetto

Opportunità e rischi

Aspetti interni

Opportunità:

Maggiore efficienza: l’automazione dei processi può portare a una maggiore produttività.

Integrità dei dati: una migliore gestione dei dati può ridurre i tassi di errore e migliorare il processo decisionale.

Scalabilità: un moderno sistema ERP può crescere con l’azienda.

Rischi:

Resistenza al cambiamento: I dipendenti potrebbero rifiutare il nuovo sistema, riducendone l’accettazione.

Mancanza di competenze: la mancanza di esperienza con sistemi simili potrebbe portare a decisioni sbagliate.

Aspetti esterni

Opportunità:

• Vantaggio di mercato: un sistema ERP aggiornato può creare un vantaggio competitivo.
• Soddisfazione del cliente: il miglioramento dei processi può portare a un servizio migliore.

Rischi:

• Dipendenza dal fornitore: la dipendenza da un particolare fornitore può limitare la flessibilità a lungo termine.
• Rischi tecnologici: incidenti di sicurezza o errori del software potrebbero interrompere i processi e causare la perdita di dati.

Questo è un approccio strutturato iniziale alla selezione e all’implementazione di un nuovo sistema ERP.