A proposito di progetti “infiniti”: La Grande Muraglia cinese, patrimonio dell’umanità dell’UNESCO, si estende per circa 21.196 chilometri e fu originariamente costruita per proteggersi dagli invasori nomadi. Le fasi di costruzione più importanti sono la dinastia Qin, quando i primi tratti furono costruiti già nel VII secolo a.C., e la dinastia Ming, quando vaste sezioni furono restaurate con mattoni e pietra. In totale, il muro fu costruito per circa 2000 anni (!!) fino al XIV secolo d.C.. Le sezioni più note e meglio conservate sono Badaling, Mutianyu e Simatai.
La Muraglia ha una storia affascinante che la trasforma da fortificazione difensiva militare a simbolo di identità nazionale e patrimonio culturale. Eventi importanti vanno dalla sua costruzione nel III secolo a.C. all’espansione durante la dinastia Han fino alla sua negligenza nel XIX secolo.
Parallelo alla gestione dei progetti (PM)
Così come la Grande Muraglia cinese ha richiesto secoli di pianificazione, costruzione e adattamento, anche la gestione dei progetti richiede continui aggiustamenti, gestione delle risorse e pensiero strategico. Ogni progetto prevede fasi di pianificazione (analogamente alla costruzione), esecuzione (costruzione dei gradini) e valutazione (manutenzione della muraglia). Per avere successo, come nel caso del muro, i progetti devono essere regolarmente monitorati, ottimizzati e adattati a un ambiente in continua evoluzione.
1. pianificazione e strategia
- Grande Muraglia Cinese: La costruzione è iniziata con una chiara visione strategica per respingere gli aggressori nomadi e proteggere il commercio. La pianificazione comprendeva la scelta dei luoghi e dei materiali migliori.
- Gestione del progetto: Un progetto di successo richiede una pianificazione dettagliata in cui vengono definiti gli obiettivi, identificate le risorse e analizzati i potenziali rischi. Metodi come l’analisi SWOT aiutano a formulare la strategia.
2. Gestione delle risorse
- Muraglia cinese: La costruzione richiese enormi quantità di manodopera, materiali e tempo. Diverse dinastie mobilitarono soldati e lavoratori forzati.
- Gestione del progetto: Qui la gestione delle risorse è fondamentale. L’assegnazione del personale, la gestione del budget e la gestione dei materiali assicurano che i progetti siano eseguiti in modo efficiente e che le risorse siano utilizzate in modo ottimale.
3. Adattabilità
- Grande Muraglia Cinese: nel corso della sua storia, la muraglia ha dovuto adattarsi a minacce e geografie diverse, richiedendo ricostruzioni e ristrutturazioni.
- Gestione dei progetti: la flessibilità è essenziale anche nei progetti. Modifiche dell’ambito, sfide inaspettate o cambiamenti del mercato richiedono aggiustamenti e riorientamenti nel corso del progetto.
4. Garanzia di qualità
- Grande Muraglia Cinese: La dinastia Ming apportò miglioramenti per rendere la muraglia più robusta, il che richiese un’attenzione particolare alla qualità della costruzione.
- Project Management: La garanzia della qualità è un aspetto centrale di ogni progetto. Metodi come la gestione della qualità (ad esempio, ISO 9001) assicurano che i risultati soddisfino gli standard stabiliti.
5. Documentazione e monitoraggio
- Grande Muraglia Cinese: Le testimonianze storiche mostrano che i progressi sono stati documentati e i lavori di costruzione sono stati monitorati per massimizzare l’efficienza.
- Gestione del progetto: La documentazione dei progressi e l’uso di strumenti di gestione del progetto come diagrammi di Gantt o tavole Kanban aiutano a monitorare i progressi e il rispetto delle scadenze.
6. Partecipazione degli stakeholder
- Grande Muraglia Cinese: La costruzione ha richiesto il sostegno sia del governo che della popolazione, il che significa che è stato necessario tenere conto delle esigenze di tutte le parti interessate.
- Gestione del progetto: Come per la parete, il coinvolgimento degli stakeholder è fondamentale nella gestione del progetto. La comunicazione e la comprensione delle aspettative delle parti interessate contribuiscono al successo del progetto.
I progetti che si trascinano all’infinito possono essere frustranti e demotivanti. Ecco alcune strategie per rimettere in carreggiata tali progetti:
1. Analisi delle cause:
- Identificazione dei problemi:
- Quali sono le ragioni del ritardo? Sono obiettivi poco chiari, mancanza di risorse, problemi di comunicazione o fattori esterni?
- Ci sono problemi ricorrenti che rallentano ripetutamente il progetto?
- Realistische Bewertung:
- Ist das Projekt noch relevant und sinnvoll?
- Sind die ursprünglichen Ziele noch erreichbar?
- Ist es möglicherweise an der Zeit, das Projekt zu beenden?
2. Ridefinizione del progetto:
- Stabilire obiettivi chiari:
- Definieren Sie klare, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele.
- Teilen Sie das Projekt in kleinere, überschaubare Aufgaben auf.
- Stabilire le priorità:
- Concentrati sui compiti più importanti e lascia perdere quelli non essenziali.
- Crea un nuovo programma realistico.
- Verifica delle risorse:
- Assicurati che siano disponibili risorse sufficienti (personale, budget, materiale).
- Cercare risorse aggiuntive se necessario, ma separatevi con decisione anche da quelle che non servono più!
- Controllo delle metodologie:
- A chi o a cosa è dovuta l’eccessiva durata del progetto? Forse il progetto iniziale si è trasformato inavvertitamente in un processo continuo (passaggio al funzionamento ordinario, ampliamento, ottimizzazione)?
- Eventualmente ha senso completare/chiudere il progetto e integrarlo come processo nell’organizzazione di linea?
- Un metodo di PM classico è ancora adatto? Forse sarebbe utile passare a un metodo agile (periodi di tempo/budget fissi, contenuto/prestazioni variabili)?
3. Comunicazione e cooperazione:
- Comunicazione aperta:
- Parlare apertamente con tutti i soggetti coinvolti dei problemi e delle sfide.
- Promuovere una cultura della trasparenza e del feedback.
- Rafforzare il lavoro di squadra:
- Incoraggiare la cooperazione e il dialogo all’interno del team. Come già detto: forse è arrivato il momento di riportare il progetto in linea e affidarlo a un reparto?
- Utilizzare strumenti e metodi che facilitino la collaborazione.
- Coinvolgere gli stakeholder:
- Informare regolarmente le parti interessate sull’andamento del progetto.
- Coinvolgere gli stakeholder nelle decisioni importanti.
4. Tecniche di PM:
- Metodi agili:
- Utilizzare metodi agili come Scrum o Kanban per poter reagire in modo flessibile ai cambiamenti.
- Lavorate a brevi intervalli e verificate regolarmente i progressi.
- Software di project management:
- Utilizzate un software di gestione dei progetti per gestire attività, programmi e risorse.
- Visualizzate l’avanzamento del progetto con diagrammi di Gantt o tabelle Kanban.
- Gestione del rischio:
- Identificare i rischi potenziali e sviluppare misure per ridurli al minimo.
- Creare un piano di emergenza per gli eventi imprevisti.
5. Motivazione e perseveranza:
- Celebrare i successi:
- Celebrate i piccoli successi per aumentare la motivazione del team.
- Riconoscere i risultati dei singoli membri del team.
- Ambiente positivo:
- Creare un ambiente di lavoro positivo e solidale.
- Promuovere lo spirito di squadra e la cooperazione.
- Mantenere il focus:
- Rimanete concentrati sugli obiettivi del progetto e non lasciatevi distrarre dalle distrazioni.
- Se necessario, rivolgersi a un professionista.
Ulteriori suggerimenti:
- Revisione del progetto: Eseguire revisioni periodiche del progetto per verificare i progressi e riconoscere tempestivamente i problemi.
- Aiuto esterno: valutate la possibilità di coinvolgere esperti o consulenti esterni per ottenere nuove prospettive e soluzioni.
- Cancellazione del progetto: in alcuni casi, la decisione migliore è quella di cancellare un progetto quando non ha più senso.
Conclusione
La Grande Muraglia Cinese è un esempio eccellente di pianificazione a lungo termine, esecuzione strategica e adattamento continuo, competenze che sono anche al centro della moderna gestione dei progetti. Le sfide e i successi incontrati nella costruzione di questi progetti monumentali possono offrire lezioni preziose per i project manager di oggi.
